Powoli zbliżamy się do upłynięcia terminu 3 miesięcy od ogłoszenia ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, kiedy to nowe przepisy związane z uprawnieniami inspektorów pracy wejdą w większości w życie. Chociaż ustawa została skierowana przez Prezydenta do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej, to należy spodziewać się, że z dniem 8 lipca 2026 r. każdy z pracodawców może zostać poddany kontroli PIP, związanej z prawidłowością stosowanych w firmie umów.
Jak przygotować swoją firmę na nowe przepisy? Czego się spodziewać i na co zwrócić uwagę? – podpowiada kancelaria Pałucki & Szkutnik z Krakowa
Od kiedy obowiązują zmiany i czego dotyczą?
Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw zaczyna, w zdecydowanej większości, obowiązywać od 8 lipca 2026 r. Ustawa zmienia sporo w uprawnieniach inspektorów pracy, dotyczy obszaru kluczowego w kontrolowaniu legalności zatrudnienia i przestrzegania praw pracowniczych. Nowe przepisy są związane głównie z poszerzeniem uprawnień inspektorów PIP i możliwości wydawania przez nich decyzji dotyczących przekształcenia nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę.
Jakie działania będzie mógł podjąć inspektor PIP?
Najważniejszą zmianą wydaje się możliwość wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną, w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Decyzja musi być poprzedzona wydaniem przez inspektora polecenia usunięcia naruszenia, polegającego na niezawarciu umowy o pracę. Dopiero w przypadku niewykonania polecenia, inspektor może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Taka decyzja staje wykonalna, gdy:
-
minie okres możliwości wniesienia odwołania;
-
z dniem prawomocnego orzeczenia sądu (w przypadku odwołania);
-
w dniu nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności (dotyczy wyłącznie pracowników objętych szczególną ochroną pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę).
Decyzja inspektora niesie ze sobą skutek prawny w zakresie prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, jednak nie działa wstecz. Jeśli zakres decyzji ma objąć także przeszłe zobowiązania, to inspektor musi skierować sprawę do sądu.
Ponadto inspektor będzie mógł:
-
przeprowadzić kontrolę zdalnie;
-
skontrolować podmiot, który utracił status podmiotu zatrudniającego w ciągu roku od daty przeprowadzania kontroli;
-
uzyskać większy dostęp do danych ZUS.
Nadto, Główny Inspektor Pracy może na wniosek wydać interpretację indywidualną, która w razie jej wydania ma ten skutek, że wnioskodawca nie może być obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim zastosował się do uzyskanej interpretacji indywidualnej (interpretacja nie może być jednak wydawana, jeśli dany podmiot jest w trakcie kontroli). Dodatkowo, interpretacja jest wiążąca dla PIP, ale już nie dla ZUS i KAS (choć instytucje te otrzymują interpretacje z urzędu).
Czym wyróżnia się stosunek pracy – na co zwrócić uwagę?
Przed terminem 8 lipca warto, aby dział HR przeanalizował istniejące umowy, a w razie zawierania nowych zwrócił szczególną uwagę istotne aspekty wyróżniające umowę o pracę. Najważniejszy jednak nie jest sam dokument, ale także to, jak odnosi się on do rzeczywistej sytuacji pracownika. Im więcej poniższych cech, które występowałyby w umowie cywilnoprawnej, tym bardziej prawdopodobne, że inspektor przyjrzy się uważnie danej umowie.
Czym zatem przede wszystkim wyróżnia się stosunek pracy?
-
podporządkowanie pracy bezpośrednio pracodawcy- pracodawca decyduje o sposobie wykonywania umowy;
-
gwarantowane, stale wypłacane wynagrodzenie;
-
wykonywanie pracy osobiście w określonym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę – brak możliwości wyznaczenia podwykonawcy;
-
brak pełnej odpowiedzialności wykonawcy zadania za efekt.
12-miesięczny okres przejściowy
W szczególności duże firmy, które zatrudniają wielu pracowników na umowach cywilnoprawnych, mają przed sobą najwięcej przygotowań, o ile pracodawcy nie chcą narazić się na wysokiego grzywny. Ustawa przewiduje jednak dla pracodawców, którzy zamierzają dostosować się do nowych przepisów, ale nie mają na to wystarczającej ilości czasu, 12-miesięczny okres przejściowy. Art. 16 mówi wprost, że w wypadku, gdy pracodawca w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę, nie będzie podlegać odpowiedzialności oraz karom, jakie przewiduje ta ustawa. Należy jednak podkreślić, że to rozwiązanie chroni jedynie przed karami wynikającymi z kodeksu pracy, ale już nie przed zaległymi składkami ZUS, czy roszczeniami pracowniczymi, ochrona nie jest zatem pełna.
W związku z powyższym warto już z wyprzedzeniem skonsultować obowiązujące umowy z wykwalifikowaną kancelarią prawną, zwrócić się o wydanie interpretacji indywidualnej do Głównego Inspektora Pracy czy też samemu dokonać stosownej analizy stosowane w firmie rozwiązania.
Jakie kary będą o obowiązywać od 8 lipca 2026 r.?
Wprowadzana ustawa wprowadza zmiany w art. 281 oraz 282 Kodeksu pracy, zgodnie z którymi:
-
za zawarcie umów cywilnoprawnych na warunkach typowych dla stosunku pracy zwiększone zostaje widełki kary – zamiast 1000-3000 zł, wprowadza się 2000-60000 zł;
-
w wypadku, gdy powyższe naruszenie będzie dotyczyć osób, wobec których toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, a które zalegają ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące – kara zostaje również dwukrotnie zwiększona do 3000-90000 zł;
-
kto, natomiast, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 2000 zł d0 60000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł).
Opisane powyżej zmiany mogą wywołać prawdziwą rewolucję na rynku pracy, jednak wszystko będzie zależało od tego, w jaki sposób będą stosowane w praktyce. Niemniej jednak warto, aby każdy pracodawca już teraz zabezpieczył się na przyszłość.